Databehandleraftale
Version 1.0 · Gældende fra 26. oktober 2026
Aftalen gælder, når en virksomhed ("Kunden") bruger yWONne. Den er en del af abonnementet og accepteres sammen med det. Aftalen følger opbygningen i Datatilsynets standardkontraktbestemmelser og opfylder databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, stk. 3.
1. Parter
- Dataansvarlig: Kunden, der har et yWONne-abonnement.
- Databehandler: Promodania ApS, CVR 45767329, Lautruphøj 1, 2750 Ballerup ("Promodania").
Ved uoverensstemmelse mellem abonnementsvilkårene og denne aftale om behandling af personoplysninger går denne aftale forud. Bilag A-C er en del af aftalen.
2. Formål, art og varighed
Promodania behandler kun oplysningerne for at forbinde Kundens sælgere med Kundens leads hurtigst muligt og følge op, hvis det ikke lykkes.
- Behandlingen består i at modtage leads fra Kundens leadkilder, ringe til Kundens sælgere, læse leadets oplysninger op, viderestille til leadet, sende SMS, logge opkaldets forløb og vise det i kundeportalen.
- Samtaler optages ikke, og der laves ingen transskribering.
- Promodania bruger ikke oplysningerne til egne formål, fx egen markedsføring eller træning af AI-modeller.
- Aftalen gælder, så længe Promodania behandler personoplysninger for Kunden.
3. Promodanias forpligtelser
- Instruks. Promodania behandler kun oplysningerne efter Kundens dokumenterede instruks (Bilag C). Kundens indstillinger i kundeportalen er også instruks. Mener Promodania, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, siger Promodania det straks.
- Fortrolighed. Kun medarbejdere hos Promodania, der skal bruge adgangen for at levere eller supportere yWONne, har adgang. De har tavshedspligt.
- Sikkerhed. Promodania gennemfører foranstaltningerne i Bilag C og tilpasser dem, hvis risikoen ændrer sig.
- Bistand. Promodania hjælper Kunden med anmodninger fra registrerede (fx indsigt og sletning), konsekvensanalyser og henvendelser fra Datatilsynet.
- Brud på sikkerheden. Promodania underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at have opdaget et brud, med bruddets art, berørte kategorier, sandsynlige konsekvenser og iværksatte tiltag.
- Dokumentation. Promodania stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes.
4. Underdatabehandlere og tredjelande
- Kunden giver generel godkendelse af underdatabehandlerne i Bilag B. Nye underdatabehandlere varsles mindst 30 dage før brug, og Kunden kan gøre indsigelse og opsige abonnementet, inden ændringen træder i kraft.
- Promodania pålægger hver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser og hæfter over for Kunden for dem.
- Opkald behandles i EU (Irland). Leadloggen opbevares i Storbritannien, som EU har godkendt som sikkert land. SMS og oplæsning sker hos amerikanske udbydere på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework og/eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
5. Sletning, revision og ophør
- Når abonnementet ophører, sletter Promodania Kundens oplysninger senest 30 dage efter, medmindre Kunden inden da beder om at få leadloggen udleveret.
- Opkalds- og SMS-logs hos teleudbyderen slettes automatisk senest 13 måneder efter.
- Promodania besvarer én gang om året et skriftligt spørgeskema om overholdelse uden beregning. Fysisk inspektion aftales særskilt.
- Ansvar følger abonnementsvilkårene og databeskyttelsesforordningens artikel 82.
- Dansk ret gælder. Tvister afgøres ved Retten i Glostrup.
Bilag A: Oplysninger om behandlingen
| Registrerede | Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|---|
| Leads | Navn, telefonnummer, e-mail, svar og fritekst fra formularen, leadkilde, tidspunkt | Så længe abonnementet løber + 30 dage |
| Leads | Opkaldsdata: tidspunkt, varighed, udfald, hvilken sælger der tog opkaldet | Leadlog som ovenfor. Teleudbyderens log: højst 13 måneder |
| Leads | SMS sendt til leadet (tekst og leveringsstatus) | Højst 13 måneder |
| Kundens sælgere | Navn, mobilnummer, ringetider, svarprocent og samtaletid | Så længe de står i portalen + 30 dage efter ophør |
| Kundens brugere | E-mail og login-tidspunkter | Så længe kontoen findes |
Samtaler optages ikke. Lead-oplysninger deles kun med Kundens egne sælgere. Promodanias supportmedarbejdere kan se dem i kundeportalen, når det er nødvendigt for drift og support.
Bilag B: Underdatabehandlere
| Underdatabehandler | Opgave | Placering |
|---|---|---|
| Twilio Ireland Limited | Telefonnumre, opkald og viderestilling | Irland (EU) |
| Twilio Inc. | Afsendelse af SMS | USA (bindende virksomhedsregler, Data Privacy Framework, standardkontraktbestemmelser) |
| ElevenLabs Inc. | Syntetisk tale: læser leadets navn og formularsvar op for sælgeren | USA (Data Privacy Framework og/eller standardkontraktbestemmelser) |
| Lovable Labs Inc. (med Supabase) | Drift af ywonne.dk, kundeportalen og databasen med leadloggen | Database i London (EU-godkendt land). App via Cloudflare og Google Cloud (Holland) |
| Celonis Inc. (Make) | Videresender leads fra Kundens Facebook-leadformularer til yWONne | AWS Irland (EU) |
Bilag C: Instruks og sikkerhed
Instruksen er at drive yWONne som beskrevet i afsnit 2 og Bilag A, med de indstillinger Kunden selv har valgt i kundeportalen, og kun hos underdatabehandlerne i Bilag B.
- Al trafik mellem systemerne og til kundeportalen er krypteret (HTTPS/TLS).
- Login med engangslink på e-mail. Hver kunde kan kun se sine egne leads.
- Kun Promodania-medarbejdere med administratorrolle kan se på tværs af kunder.
- Opkaldssystemet tager kun imod leads med en hemmelig nøgle, kontrollerer teleudbyderens signatur og ringer kun til danske numre.
- Nøgler og adgangskoder ligger i udbydernes hemmelighedslagre, ikke i kildekoden.
- Fejl i opkaldsflowet giver alarm til Promodania.
- Adgang gives kun til medarbejdere, der skal bruge den, og fjernes ved fratrædelse.
- Sikkerheden gennemgås mindst én gang om året og ved større ændringer.
Spørgsmål om aftalen eller ønske om en underskrevet kopi: kontakt os.